Hak Akses & Berbagi Dokumen

Ketiganya adalah tingkat hak akses saat membagikan dokumen di Google Drive. Viewer hanya bisa melihat isi dokumen tanpa mengubah apa pun. Commenter bisa melihat sekaligus memberi komentar, namun tidak bisa mengubah isi dokumen secara langsung. Editor memiliki kewenangan penuh untuk mengubah isi dokumen.

Gunakan Viewer untuk pihak yang hanya perlu membaca laporan final, Commenter untuk pihak yang perlu memberi masukan sebelum dokumen difinalisasi, dan Editor hanya untuk pihak yang memang bertanggung jawab langsung menyunting dokumen tersebut.

Share (berbagi) memberikan akses dokumen kepada orang atau grup tertentu yang dipilih secara spesifik. Publish (menerbitkan) membuat dokumen dapat diakses secara publik melalui tautan, biasanya dalam format read-only, tanpa membatasi siapa saja yang bisa membukanya.

Gunakan Share untuk dokumen kerja internal yang hanya boleh diakses pihak tertentu, dan Publish untuk dokumen yang memang ditujukan untuk konsumsi publik, seperti panduan umum atau laporan yang boleh dilihat siapa saja.

CC (Carbon Copy) menyertakan penerima tambahan yang terlihat oleh semua orang dalam email tersebut. BCC (Blind Carbon Copy) menyertakan penerima tambahan tanpa terlihat oleh penerima lain sama sekali.

Gunakan CC ketika seluruh penerima memang perlu saling mengetahui siapa saja yang terlibat dalam komunikasi tersebut, dan BCC ketika privasi masing-masing penerima perlu dijaga, misalnya saat mengirim pengumuman massal kepada banyak klien sekaligus.