Calendar & Meeting

Fungsi: Proses mengatur jadwal, agenda, dan berbagai aktivitas agar berjalan secara terstruktur dan tidak saling tumpang tindih.

Contoh: VA mengelola satu kalender terpusat yang mencatat seluruh jadwal rapat dan deadline klien.

Fungsi: Pengaturan lebih dari satu pengingat untuk satu kegiatan yang sama, misalnya satu hari, satu jam, dan lima belas menit sebelum acara dimulai.

Contoh: VA mengatur tiga pengingat berjenjang untuk meeting penting klien yang memiliki jadwal padat.

Fungsi: Penerapan warna berbeda pada kalender untuk membedakan jenis kegiatan secara visual tanpa perlu membaca detail satu per satu.

Contoh: Jadwal meeting ditandai warna biru, sementara deadline ditandai warna hijau.

Fungsi: Acara pada kalender yang diatur untuk berulang otomatis pada interval waktu tertentu, seperti setiap minggu atau setiap bulan.

Contoh: Meeting tim mingguan dijadwalkan sebagai Recurring Event agar tidak perlu dibuat ulang setiap minggu.

Fungsi: Informasi mengenai rentang waktu kosong seseorang yang dapat dimanfaatkan untuk menjadwalkan pertemuan.

Contoh: VA memeriksa Availability lima calon peserta sebelum mengirim undangan meeting.

Fungsi: Daftar topik yang direncanakan untuk dibahas dalam suatu pertemuan, biasanya dibagikan sebelum rapat berlangsung.

Contoh: VA membagikan agenda rapat sehari sebelum pelaksanaan agar peserta punya gambaran awal.

Fungsi: Proses konfirmasi dari peserta undangan mengenai kesediaan mereka untuk hadir dalam suatu acara.

Contoh: VA memantau status RSVP dari seluruh peserta sehari sebelum meeting untuk memastikan jumlah kehadiran.

Fungsi: Situasi ketika dua kegiatan atau lebih dijadwalkan pada rentang waktu yang sama.

Contoh: VA memindahkan salah satu meeting yang bentrok setelah menyadari dua klien dijadwalkan di jam yang sama.

Fungsi: Tautan digital yang digunakan peserta untuk bergabung ke platform konferensi video seperti Google Meet atau Zoom.

Contoh: VA memastikan Meeting Link tersemat otomatis pada undangan kalender agar peserta tidak perlu mencarinya sendiri.

Fungsi: Pengaturan zona waktu tambahan pada kalender digital yang membantu pengguna melihat waktu di lokasi lain sekaligus.

Contoh: VA mengaktifkan Secondary Time Zone di Google Calendar untuk memantau jam kerja klien di negara berbeda.