File & Dokumen

Fungsi: Susunan hierarki folder dan sub-folder untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori tertentu, seperti nama klien atau jenis proyek.

Contoh: Folder induk Clients berisi sub-folder terpisah untuk setiap nama klien, masing-masing dengan kategori Contract, Report, dan Invoice.

Fungsi: Sistem penamaan atau pengelolaan dokumen yang menunjukkan urutan revisi suatu file secara jelas.

Contoh: VA menggunakan format Proposal_v1.docx, Proposal_v2.docx agar tidak bingung menentukan versi terbaru.

Fungsi: Konvensi memberi nama file yang menjelaskan isi dokumen tanpa perlu membukanya terlebih dahulu.

Contoh: Laporan_Penjualan_Maret_2026.xlsx langsung memberi tahu isi dan periode laporan tersebut.

Fungsi: Salinan dokumen yang disimpan terpisah dari file aslinya sebagai antisipasi kehilangan data akibat kerusakan perangkat atau kesalahan teknis.

Contoh: VA menyimpan salinan laporan penting di Google Drive dan hard drive eksternal sekaligus.

Fungsi: Panduan pencadangan data yang menyarankan minimal 3 salinan dokumen penting, disimpan di 2 jenis media berbeda, dengan 1 salinan di lokasi terpisah.

Contoh: Dokumen VA disimpan di laptop kerja, Google Drive, dan hard drive eksternal yang disimpan di rumah orang tua.

Fungsi: Proses memindahkan dokumen lama yang jarang digunakan ke folder terpisah agar folder utama tetap rapi.

Contoh: Laporan tahun 2024 dipindahkan ke folder Archive setelah tahun 2026 dimulai.

Fungsi: Pesan error yang muncul saat seseorang mencoba mengakses dokumen tanpa izin yang sesuai.

Contoh: VA menghubungi pemilik dokumen untuk meminta akses setelah menemui pesan Access Denied.

Fungsi: Dokumen yang memuat informasi sensitif milik perusahaan atau klien dan tidak boleh dibagikan tanpa izin eksplisit.

Contoh: Laporan keuangan klien hanya dibagikan kepada pihak yang secara khusus diberi akses.

Fungsi: Salinan dokumen atau data yang tidak sengaja tercipta lebih dari satu kali, berpotensi menyebabkan kebingungan versi.

Contoh: VA menemukan dua baris data pelanggan yang sama persis akibat proses input ganda.

Fungsi: Folder sementara di Google Drive yang menampung file terhapus, biasanya selama 30 hari sebelum benar-benar hilang permanen.

Contoh: VA memulihkan file penting yang tidak sengaja terhapus melalui menu Trash.

Fungsi: Ruang penyimpanan di Google Drive yang kepemilikannya melekat pada tim, bukan pada satu akun individu.

Contoh: Dokumen proyek tetap dapat diakses meski salah satu anggota tim keluar dari proyek tersebut.