Dokumen & Revisi

Version Control adalah sistem penamaan atau pengelolaan yang menunjukkan urutan revisi suatu dokumen, tujuannya melacak perubahan. Backup adalah salinan dokumen yang disimpan terpisah untuk mengantisipasi kehilangan data, tujuannya keamanan, bukan pelacakan revisi.

Version Control dipakai saat dokumen sering direvisi dan perlu diketahui mana versi terbaru, sementara Backup tetap perlu dilakukan terlepas dari apakah dokumen sering direvisi atau tidak, semata untuk berjaga-jaga dari risiko kehilangan data.

Archiving memindahkan dokumen lama ke folder terpisah namun tetap disimpan dan bisa diakses kembali. Deleting menghapus dokumen secara permanen atau memindahkannya ke Trash yang akan terhapus otomatis setelah periode tertentu.

Gunakan Archiving untuk dokumen yang sudah tidak aktif namun masih mungkin dibutuhkan sebagai referensi, dan Deleting hanya untuk dokumen yang benar-benar sudah tidak diperlukan sama sekali.

Draft adalah versi dokumen yang masih dalam proses penyusunan atau revisi, belum disetujui sepenuhnya. Final adalah versi yang sudah disepakati dan siap digunakan atau dikirim ke pihak lain.

Selalu tandai dokumen sebagai Draft selama proses revisi masih berlangsung, dan baru ubah menjadi Final setelah mendapat persetujuan eksplisit dari klien, untuk menghindari kekacauan versi dokumen di kemudian hari.